Executive Assistant to the CEO (m/f/d)

The German University of Digital Science (German UDS) ist eine digitale Hochschule, die eine neue Ära des Lernens und der Innovation gestaltet. Unsere Mission ist es, mit unseren Studienangeboten digitale Visionäre weltweit auszubilden.

Als modernes, agiles Unternehmen legen wir besonderen Wert auf eine offene, vielfältige und inklusive Unternehmenskultur. Wir fördern das Zusammenspiel von Kreativität, Technologie und menschlicher Interaktion – und suchen Menschen, die diese Vision mit uns teilen.

Ihre Aufgaben

Die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Organisation und Wachstum:

Unterstütze unseren CEO, Prof. Dr. Mike Friedrichsen, als zentrale Koordinationsinstanz. In dieser Schlüsselrolle verbindest du die operative Steuerung der Geschäftsprozesse direkt mit Unterstützung in Marketing und Sales und trägst so unmittelbar zur Professionalisierung und zum Wachstum der German UDS bei.

Folgende Aufgaben erwarten dich:

• Operative Unterstützung des CEO: Du planst und koordinierst Termine, bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor, erstellst Protokolle und verfolgst To-dos sowie Maßnahmen nach.
• Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen: Du unterstützt bei der Strukturierung, Dokumentation und Weiterentwicklung zentraler Geschäftsprozesse (z. B. Admissions, Programme, Finance, HR, Sales, Marketing) und sorgst für reibungslose Abläufe zwischen den Bereichen.
• Schnittstelle und Kommunikation: Du agierst als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, koordinierst Abstimmungen mit wissenschaftlichen Partnern, Dienstleistern und Investoren und unterstützt bei der Erstellung von Kommunikationsunterlagen.
• Unterstützung in Marketing und Sales: Du wirkst aktiv an der Planung und Umsetzung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten mit: Kampagnenplanung, Content-Erstellung (Website, Social Media, Newsletter), Lead-Management, CRM-Pflege und Follow-up mit Interessent:innen und Unternehmenspartnern.
• Projekt- und Themenmanagement: Du übernimmst eigenverantwortlich Teilprojekte im Umfeld der Hochschulentwicklung (z. B. neue Studienprogramme, Kooperationen, Events, Produktentwicklungen) und stellst sicher, dass Meilensteine termingerecht erreicht werden.
• Daten, Reports und Entscheidungsvorlagen: Du konsolidierst Kennzahlen und Berichte aus Bereichen wie Finance, Admissions, Marketing und Sales, bereitest diese für den CEO auf und leitest daraus Handlungsempfehlungen ab.

Ihr Profil

Du bist ein Organisations- und Kommunikationstalent, das gerne Verantwortung übernimmt und Lust hat, eine digitale Universität im Aufbau aktiv mitzugestalten.

• Qualifikation: Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise Wirtschaftswissenschaften, Medien-/Kommunikationswissenschaften, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbar.
• Erfahrung: Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, Business Development, Marketing/Sales) – idealerweise im Bildungsbereich, in der digitalen Wirtschaft oder in einem Start-up/Scale-up-Umfeld.
• Arbeitsweise: Stark ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung sowie Freude daran, komplexe Themen zu strukturieren und in klare Maßnahmen zu überführen.
• Digitalaffinität: Affinität zu digitalen Geschäftsmodellen und Online-Education; sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS 365, CRM-Systeme, Kollaborationsplattformen, AI-Tools).
• Marketing & Sales: Vertraut mit Kampagnenarbeit, Content-Erstellung, Lead-Pflege und professioneller Kommunikation mit Interessent:innen und Kund:innen.
• Sprachen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (C1 oder höher) und sehr gute Englischkenntnisse; souveränes Auftreten im Austausch mit internen und externen Stakeholdern.
• Persönlichkeit: Proaktive Hands-on-Mentalität, hohe Belastbarkeit, Verlässlichkeit sowie die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert und lösungsorientiert zu arbeiten.

Warum wir?

Dynamisches & zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld: Be involved, be creative, be part of it. Sei Teil eines innovativen Unternehmens, das die Bildungswelt von morgen gestaltet und ständig auf der Suche nach neuen Ideen ist.
 
Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Wir stellen dir unsere Lerninhalte kostenfrei zur Verfügung und unterstützen dich auch darüber hinaus in deiner persönlichen und beruflichen Entwicklung – durch Workshops, Mentoring und Zugang zu innovativen Technologien.
 
Vielfalt und Inklusion: Bei uns zählt der Mensch – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Identität. Wir schaffen einen Raum, in dem jeder und jede die gleichen Chancen hat.
 
Teamgeist: Arbeite in einem sehr persönlichen Miteinander, gemeinsam mit vielen kreativen und professionellen Köpfen, die zusammen an einer gemeinsamen Vision arbeiten.
 
Arbeitsumfeld: In unseren Büroräumen am Kreativstandort in Potsdam hast du Zugang zu einem 'State of the Art'-Arbeitsumfeld - von collaboration labs bis hin zu ergonomisch vor-eingerichteten Arbeitsplätzen findest du hier alles, was ein innovatives Arbeiten möglich macht.
 
Und vieles mehr: Neben der Bezuschussung des Deutschlandtickets, einer modernen Kaffeemaschine und regelmäßigen Company Events, arbeiten wir täglich daran die German UDS noch besser, digitaler und moderner zu machen. Stay tuned.

The German University of Digital Science (German UDS) is a digital university shaping a new era of learning and innovation. Our mission is to educate digital visionaries globally with our study programs.

As a modern, agile company, we place particular emphasis on an open, diverse and inclusive corporate culture. We promote a balance of creativity, technology and human interaction - and are looking for people who share this vision with us.

Your Tasks

The interface between executive leadership, organization, and growth:

Support our CEO, Prof. Dr. Mike Friedrichsen, as a central coordination hub. In this key role, you combine hands-on operational steering of business processes with active support in marketing and sales, contributing directly to the professionalization and growth of German UDS.

Your responsibilities will include:

• Operational support for the CEO: You plan and coordinate appointments, prepare meetings, presentations, and decision papers, take minutes, and follow up on action items.
• Steering and optimizing business processes: You help structure, document, and further develop core business processes (e.g. admissions, programs, finance, HR, sales, marketing) and ensure smooth workflows across departments.
• Interface and communication: You act as the central point of contact for internal and external stakeholders, coordinate with academic partners, service providers, and investors, and support the creation of communication materials.
• Marketing and sales support: You actively contribute to planning and executing marketing and sales activities: campaign planning, content creation (website, social media, newsletter), lead management, CRM maintenance, and follow-up with prospects and business partners.
• Project and topic management: You independently own sub-projects related to university development (e.g. new study programs, partnerships, events, product development) and ensure milestones are met on time.
• Data, reports, and decision papers: You consolidate KPIs and reports from areas such as finance, admissions, marketing, and sales, prepare them for the CEO, and derive actionable recommendations.

Your Profile

You are an organizational and communication talent who enjoys taking ownership and is excited to actively help build a digital university.

• Qualification: A completed degree, preferably in business, media/communication studies, business informatics, or a comparable field.
• Experience: Initial professional experience in a comparable role (executive assistant, project management, business development, marketing/sales) – ideally in the education sector, digital economy, or a start-up/scale-up environment.
• Way of working: Strong organizational and analytical skills, high level of ownership, and enjoyment structuring complex topics into clear, actionable steps.
• Digital affinity: Affinity for digital business models and online education; confident use of digital tools (MS 365, CRM systems, collaboration platforms, AI tools).
• Marketing & sales: Familiar with campaign work, content creation, lead nurturing, and professional communication with prospects and clients.
• Languages: Excellent communication skills in German (C1 or above) and very good English skills; confident presence when interacting with internal and external stakeholders.
• Personality: A proactive, hands-on mindset, high resilience, reliability, and the ability to work in a structured, solution-oriented way even under time pressure.

Why us?

Flexible working models: Work from home or in our office - together we will figure out what suits you and us best.
 
Dynamic & future-oriented working environment: Be involved, be creative, be part of it. Be part of an innovative company that is shaping the educational world of tomorrow and is constantly on the lookout for new ideas.
 
Personal development opportunities: We make our learning content available to you free of charge and also support you in your personal and professional development - through workshops, mentoring and access to innovative technologies.
 
Diversity and inclusion: People matter to us - regardless of gender, origin or identity. We create a space in which everyone has the same opportunities.

Team spirit: Work in a very personal environment, together with many creative and professional minds working together towards a common vision.
 
Working environment: In our offices at the creative hub in Potsdam, you will have access to a state-of-the-art working environment - from collaboration labs to ergonomically designed workstations, you will find everything that makes innovative work possible.
 
And even more: In addition to subsidizing the ‘Deutschlandticket’, a modern coffee machine and regular company events, we are working every day to make German UDS even better, more digital and more modern. Stay tuned.